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所属学科: 会计基础
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9.2 会计档案保管

会计档案保管

一、会计档案的装订

1. 会计凭证的装订。会计凭证一般每月装订一次,具体装订要求请参见本书第四章。

2. 会计账簿的装订。其装订要求参见本书第五章。

3. 财务会计报告的装订。财务会计报告编制完成并及时报出后,留存的财务会计报告应按月装订成册,谨防丢失。财务会计报告的装订要求如下:

(1)核对整理。装订前要按编报目录核对财务会计报告是否齐全,依页码顺序排定,上边和左边对齐压平,并防止折角。

(2)按顺序进行装订。财务会计报告的装订顺序为封面→编制说明→各种会计报表(按会计报表的编号顺序排列)→会计报表附注→封底

(3)编号。各种财务会计报告应根据其保管期限编制卷号。

4.其他会计核算资料的装订。

二、会计档案的整理立卷

各单位每年形成的会计档案,都应由会计机构按照归档的要求负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

三、会计档案的归档

根据《会计档案管理办法》规定,单位当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后,应由会计机构编制移交清册,移交本单位的档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管,但出纳人员不得兼管会计档案。单位会计机构向单位档案部门移交会计档案的程序是:(1)编制移交清册,填写交接清单;(2)在账簿启用登记和经管人员一览表(见表5-8)中填写移交日期;(3)交接人员按移交清册和交接清单所列项目核查无误后签章

移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,一般不得拆封。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。

四、会计档案的保管期限

会计档案的保管期限是指会计档案应予保管的时间,分为永久定期两类。各类会计档案的保管原则上应当按照表9-1和表9-2所列期限执行,表中会计保管期限为最低保管期限。各单位会计档案的具体名称如有与表中所列档案名称不相符的,可以比照类似档案的保管期限办理。

单位和其他组织会计档案中,年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册为永久保管会计档案,其他为定期保管会计档案。定期保管会计档案的保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。其中,月度、季度财务报告的保管期为3年;固定资产卡片、银行存款余额调节表和银行对账单为5年;各种会计凭证、总账、明细账、辅助账簿和会计档案移交清册为15年;现金和银行存款日记账为25年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

五、会计档案的查阅和复制

会计档案只为本单位使用,各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。严禁在会计档案上涂画、拆封,严禁抽换会计档案。

各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度,严格查阅、复制和收回手续,保证会计档案的安全完整。

六、会计档案的销毁

单位会计档案保管期满需要销毁的,可以按照以下程序销毁:

1.由本单位档案机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

3.销毁会计档案时,应当由单位档案机构会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门和审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。

4.监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,注明“已销毁”字样和销毁日期,同时将监销情况写出书面报告一式两份,一份报告本单位负责人,另一份归入档案备查

对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应单独抽出立卷,由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。

会计档案的销毁是一项严肃的工作,各单位必须严格按照《会计法》和《会计档案管理办法》的规定进行。故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告的行为,以及授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告的行为,都是违法行为,如果构成犯罪的,要依法追究刑事责任;尚不构成犯罪的,也要承担行政责任,违法单位和责任人员会受到相应的行政处罚和行政处分。


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会计从业课代表
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